印刷会社への依頼から納品までの流れを解説

人事異動で新たに広報担当者になった方や、新事業を始めて全部一から宣伝を行っていくことになった方は印刷物を作成する方法について悩むことも多いでしょう。現在主流となっているのは、作成した原稿データを印刷会社に入稿して刷ってもらう方法です。ここでは名古屋での印刷方法に迷っている方のために、印刷会社へ依頼する際の流れを解説します。

依頼する会社を選び原稿データを作成する

ネット経由で印刷を依頼でき、なおかつリーズナブルな印刷会社に相談するのが一般的です。会社のパンフレットや製品カタログ、チラシ、ダイレクトメールの作成まで幅広く使えます。他にも、同人誌の印刷や自費出版の冊子にも対応している企業が多いため、まずはホームページにアクセスして扱っている品目を調べてみましょう。

発行する印刷物の種類や枚数を決めたら、依頼する印刷会社を探します。料金だけでなく、納品可能な日時も確認しながら条件に合った会社を選ぶのがポイントです。

業者を選んだら、印刷する品目を選んで原稿のテンプレートをダウンロードします。原稿のガイドに沿ってデータを作成しないと、枠からはみ出たり不要な余白ができてしまったりするため、必ず業者が用意した原稿のテンプレートを使用しましょう。

近年では名古屋でもデザイン系ソフトだけでなく、事務系ソフトを利用した原稿データでも受けつけている会社が増えてきたため、対応ソフトとバージョンを照らし合わせながら作成していきます。この時注意したいのが、カラーとモノクロ原稿の処理の仕方です。よく発生しがちなミスとしては、モノクロデータに対するリッチブラックの混入が挙げられます。カラー原稿を作る場合はほとんど気にしなくてよいですが、デザイン系ソフトで作成していてモノクロで印刷したい場合はとくに注意するようにしましょう。

入稿データを作成する流れと厳守すべきルール

印刷用の原稿データが完成した後の流れとしては、印刷会社への入稿が挙げられます。多くの会社では、専用のサーバーにアップロードするだけで原稿データを受け取ってくれます。原稿データとその完成版のイメージを伝えるためのサンプルデータを、フォルダにセットで同梱した上で圧縮形式に変換してからアップロードするのが一般的です。

デザイン系のソフトを使って作成した場合、原稿データをアウトランイン化するのを忘れないようにしましょう。名古屋エリアで印刷事業を行っている企業では、アウトライン化など注意事項を詳細に書いているため、大きなトラブルが発生することは少ないようですが、念のため注意しておきましょう。

なお原稿データにアウトラインを施す前に、無加工のデータを別名で保存して残しておくことをおすすめします。後で修正したい箇所が出てきても、文字が固定されていてテキストの編集が不可能になるからです。画像サンプルの作り方はスクリーンショットを撮るか、別名で保存する際に画像形式を選べば作成できます。

データの形式やファイルの拡張子、原稿データの名前のつけ方などは印刷会社によって異なります。会社のガイドページをよく読んで、マニュアルに沿ったデータ作成を行うことがスムーズな納品へのポイントです。その後はカタログやチラシなどの品目、枚数、紙のクオリティを選んで入稿する段階へと移っていきます。

印刷物の詳細の指定と納品日数について

カタログやチラシなど印刷物の品目を選んで紙質・枚数を指定し、納期の期間指定を行ってから原稿のアップロード画面へと移る印刷会社が多いようです。そのため発注する際には、あらかじめ原稿データを作成しておくことが必須となります。紙質はグラム単位での指定がほとんどで、枚数は100枚もしくは1000枚単位で決めていくようです。それに加えて印刷作業の日数を選ぶことで、料金が確定します。

入稿画面で圧縮ファイルをアップロードして、発注の最終決定をしましょう。入稿および注文が済んだ後の流れとしては、印刷会社から納品を確認した旨のメールが到着します。担当者がデータを確認して、問題なければそのまま印刷作業に入ります。

原稿に不備・不足があれば電話連絡が入ることもあるため、入稿してから半日ぐらいはすぐに連絡を取れる状態にしておいた方がよいでしょう。定番の項目は先述のアウトライン化の他にモノクロデータにカラー画像が混じっていることや画像の配置ミスなどが挙げられます。他にはサンプルデータの不備や誤字脱字、サンプルと原稿との表記の違いなども多いようです。

ある程度のミスは印刷会社が指摘してくれますが、イベントの日取りやタイトルの間違いに関しては、部外者である印刷会社は把握していません。ミスを未然に防ぐには、デザイン担当者だけでなく他のメンバーにも原稿データを回覧してチェックしてもらうとよいでしょう。注意したいポイントとしては、指定した日程が納品までの期間でなくあくまで作業日程であることです。印刷会社から発注者の元まで配送される期間は含まれていないことが多いため、注意しましょう。

ネット経由で印刷会社を利用する際に注意したいのは、原稿データの作成におけるルールを守ることと納品日数について念頭に置いておくことです。発注者と印刷会社がともに名古屋市内であれば、当日配達や直接受け取りサービスが利用できることもあります。

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